„Digitale Teams“ - neue Arbeitsmodelle durch Digitalisierung

Von Michael Ochs, Digitale Teams, 24.02.2021
Editiert von Christine Seifermann


© Digitale Teams

Der DIGIHUB Südbaden ist assoziierter Partner des Projekts "Digitale Teams“ und daher möchten wir im heutigen Blogbeitrag die Arbeit von "Digitale Teams" vorstellen.

Projektmitarbeiter Michael Ochs vom Fraunhofer IESE Kaiserslautern, wo das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderte Projekt aufgehängt ist, hat uns dafür im Folgenden einige Fragen zu den Aufgaben und Zielen von "Digitale Teams" beantwortet.

Was steckt hinter dem Projekt "Digitale Teams" und was ist sein Ziel?
"Digitale Teams" möchte in Zukunft Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter dabei unterstützen, ihre Arbeit in frei kombinierbaren digitalen virtuellen Teams so effizient und effektiv zu gestalten wie in einer gemeinsamen Büroumgebung. Damit wird das Arbeiten zu jeder Zeit, vom frei gewählten Wohn- oder Arbeitsort sowohl in der Stadt als auch auf dem Land, Wirklichkeit, beispielsweise auch über Co-Working Spaces. "Digitale Teams" kann dabei helfen, der Abwärtsspirale im ländlichen Raum entgegenzuwirken, indem wieder mehr Menschen auf dem Land leben und bequem arbeiten können.

Wenn die Deutschen aus freien Stücken und unabhängig von ihrer finanziellen Situation ihren Wohnort wählen könnten, so würden sich lediglich 21% für die Großstadt entscheiden. Etwa 45% würden sogar eine Landgemeinde bevorzugen [Baukulturbericht der Bundesstiftung Baukultur 2016/17]. Dennoch wächst die Bevölkerung in den großen Städten und Metropolen wegen des Arbeitsangebots. Würde man den Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeitern in Deutschland ermöglichen, als Teil von digitalen virtuellen Teams und von ihrem bevorzugten Wohnort aus zu arbeiten, könnte der Landflucht in Deutschland nachhaltig entgegengewirkt werden. Darüber hinaus würden Unternehmen − vor allem kleine und mittlere − viel leichter neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden, wenn der Unternehmensstandort und der Arbeitsplatz entkoppelt wären. In der Praxis ist dies häufig nicht möglich, denn trotz allgegenwärtiger Fortschritte bei der digitalen Transformation herrscht in Deutschland immer noch die Präsenzkultur.

Durch die in dem Projekt "Digitale Teams" entwickelten Ansätze soll Unternehmen (vorrangig KMU) und ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gezeigt werden, dass das Arbeiten in virtuellen Teams mit Unterstützung moderner IKT funktioniert und durch agile und empirische Prozesse kontinuierlich verbessert werden kann, ohne dass dies zu Einbußen bei der Arbeitszufriedenheit oder Produktivität im Vergleich zu Arbeiten in der Präsenzform führt.

Was sind aus Ihrer Sicht bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die zentralen Herausforderungen und Hürden hinsichtlich digitaler Teams?
Praktisch gibt es kaum echte Herausforderungen oder Hürden hinsichtlich einer Einführung von oder Umstellung auf remote Teams für das Gros der KMU.
Der Einstieg in oder der Umstieg auf remote Arbeit ist eine strategische Entscheidung des Unternehmens. Ist diese einmal positiv getroffen, fallen größtenteils Einmalinvestitionen zur Ausstattung und Kosten für ein begleitendes Coaching zu Beginn der Umstellung an, die gut investiertes Geld sind. Dazu kommen ggfs. Lizenzen für Werkzeuge zur Unterstützung von Remote Work. Es kann sicherlich in einzelnen Fällen zu Problemen bei der Internetanbindung einiger Mitarbeitenden kommen.

Dazu arbeitet das Projekt "Digitale Teams" an einem Netzwerk von regional verfügbaren Co-Working Spaces. Diese haben eine sehr gute Internetanbindung und Ausstattung und sind für Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter von ihrem Wohnort aus meistens sehr gut erreichbar. Eine Reihe solcher Anbieter ist bereits Teil des Netzwerks assoziierter Partner von "Digitale Teams".

Es gibt jedoch deutlich mehr Chancen als Hürden. Die Chancen sollten nicht zu kurz kommen und unbedingt erwähnt werden: Alle Unternehmen haben heute einen Bedarf an Fachkräften, der zum Teil nur schwer zu decken ist. Auch eine längerfristige Bindung von Fachkräften ans Unternehmen wird immer wichtiger. Ländlich regional – viele KMU sind so verortet – finden sich kaum Fachkräfte, während in den Metropolen die Konkurrenz im Lohnniveau durch große Unternehmen für KMU erheblich ist − ein Dilemma für KMU. Der in der Gesellschaft bestehende Wunsch zum Wohnen außerhalb der Metropolen und zu flexibleren Arbeitsformen wie Homeoffice und mobilem Arbeiten kann konstruktiv genutzt werden. Mit "Digitale Teams" kann dieses Dilemma für Unternehmen und Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter aufgelöst werden: Digitale, verteilte Kollaboration wird ermöglicht und technologisch optimal unterstützt. Die aktuelle Corona-Krise zeigt zusätzlich, wie wichtig es ist, solche Technologien zu besitzen und einsetzen zu können. Auch in Krisensituationen wird eine kontinuierliche Weiterarbeit der Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter in Unternehmen gewährleistet und durch Homeoffice beispielsweise das Infektionsrisiko der Mitarbeitenden zumindest im Bereich ihrer beruflichen Tätigkeit minimiert.

Damit erfüllt der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht, stellt sich gleichzeitig in wichtigen Bereich seines Geschäfts resilient gegenüber Krisen auf und sorgt so für bessere Chancen für das Unternehmen, am Markt auch in schweren Krisen zu bestehen.

Welche einfachen, konkreten Maßnahmen kann ein Unternehmen ergreifen, um erste Schritte in Richtung einer Implementierung von digitalen Teams zu gehen?
Unternehmen können bereits jetzt aus einem Strauß möglicher Maßnahmen verschiedene angehen. Ein Auswahl dazu möchte ich hier kurz skizzieren. Dabei besteht weder der Anspruch, all diese Maßnahmen umsetzen zu müssen, noch ist die Liste erschöpfend. Dennoch bieten, je nach Situation und individueller Priorisierung im Unternehmen, die Maßnahmen eine gute Grundlage für eine Auswahl von ersten Schritten zur Vorbereitung auf oder zur Verbesserung von Remote Work:

  • Aufbau eines gemeinsamen Mindestniveaus an Digitalkompetenz bei den Mitarbeitenden, deren Arbeit für Remote Work in Frage kommt.
  • Einführung von digitalen Kollaborationswerkzeugen für die digitale vernetzte Zusammenarbeit, wie z.B. Chat- und Videokonferenzsysteme, kollaborative Dokumentenbearbeitung (Text, Tabelle und Präsentation) – hier gibt es auch eine Reihe von Open-Source-Lösungen ohne Lizenzgebühren.
  • Wissensmanagementwerkzeuge wie Wikis, digitale Whiteboards oder Moderationsservices für kreative Zusammenarbeit in remoten Teams – auch hier gibt es eine Reihe von Open-Source-Lösungen ohne Lizenzgebühren.
  • Coaching beim Aufbau und Einsatz digitaler Teams zu Themen wie remote Teamführung, Selbstorganisation und Management von digitalem Stress.
  • Nicht zuletzt sollte eine angemessene Hardwareausstattung (Lautsprecher, Mikrofon, Kamera, Monitore sowie Soft- oder Smartphone) für Remote Work zur Verfügung stehen.

Durch das Projekt "Digitale Teams" werden noch weitere digitale Services hinzugefügt. Dazu gehören unter anderem

  • ein gemeinsamer Workspace für alle Teammitglieder,
  • ein Team Playbook mit transparenten Vereinbarungen und Regeln, die die Zusammenarbeit konstruktiv und professionell gestalten helfen,
  • ein digitaler Assistent, der bei Tagesplanung, Tagesabschluss sowie Terminfindung unterstützt und im Hinblick auf Selbstfürsorge und Selbstorganisation coacht und dabei auch lästige Routinetätigkeiten wie die Erstellung von Meeting-Protokollen oder Todo-Listen übernimmt,
  • transparente Unterstützung für Online- und Hybridmeetings durch Erfassung von beispielsweise Redeanteilen, Stimmung im Meeting, Bedürfnissen und Einhaltung der Meeting-Agenda,
  • digitale Boards wie z.B. digitale Whiteboards oder Kanban-Boards für kreative Teamprozesse und Teamselbstorganisation,
  • anonyme Erhebung der Teamstimmung (Stress, Motivation, Produktivität, Zufriedenheit), um frühzeitige Möglichkeiten zum Gegensteuern wahrnehmen zu können,
  • digitale Verfügbarkeitsanzeige der Teamkolleginnen und -kollegen für den gesamten Arbeitstag und mehrere Wochen im Voraus.

Darüber hinaus forscht und arbeitet das Projekt "Digitale Teams" auch im arbeitswissenschaftlichen und arbeitspsychologischen Bereich. So werden beispielsweise Konzepte für die Einführung von verteilter digitaler Wissensarbeit entwickelt. Dazu sind Handlungsempfehlungen aus arbeitswissenschaftlicher und arbeitspsychologischer Sicht entstanden. Diese greifen typische Probleme und Herausforderungen in solchen Arbeits- und Teamsituationen ("Digital Leadership") auf und werden in einem Leitfaden mit Best Practices verfügbar sein. So können Probleme optimal behandelt werden können, damit verteilte digitale Wissensarbeit von Beginn an reibungslos funktioniert. Neueste wissenschaftliche Erkenntnisse werden so mit praktischer Anwendung eng verzahnt.

Wie hat die Corona-Situation sich auf die Einstellung der Unternehmen gegenüber digitaler Zusammenarbeit und Umstellung auf digitale Teams ausgewirkt? Ist eine nachhaltige Entwicklung zu erwarten?
Die aktuelle Corona-Situation zeigt, dass die Ideen von "Digitale Teams" in Zukunft keineswegs nur für den ländlichen Raum gelten müssen und werden. Viele Unternehmen, die 2020 teilweise oder größtenteils auf Remote Work umgestiegen sind, sagten bereits im gleichen Jahr, dass sie nach der Corona-Krise nicht mehr zum Arbeitsmodus von davor – der 100%-igen Präsenzkultur – zurückkehren werden. Unternehmen bemerken, dass bei Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeitern die Produktivität im Homeoffice nicht sinkt, wenn professionelle Ausstattung und erforderliche Freiräume zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben vorhanden sind. Ein völlig remotes Arbeiten ist in Zukunft jedoch ebenso wenig sinnvoll und vorstellbar wie eine 100%-ige Präsenz-Arbeit. Wir entwickeln uns also in diesem Bereich zu hybriden Arbeitsformen mit einer adäquaten Mischung aus Präsenz- und Remote-Arbeit hin. Insgesamt sind Unternehmen nach etwa einem Jahr Corona sehr offen für Remote Work, wo es möglich und sinnvoll ist. Dabei kann der Kreis der für Remote Work in Frage kommenden Tätigkeiten auch zielgerichtet durch flankierende Digitalisierungsprojekte in Unternehmen erweitert werden. Solche Projekte können bspw. die Digitalisierung von Personalakten, Akten im Allgemeinen oder Rechnungen sein. Ich denke, dass noch viele Potenziale für Digitalisierung in Unternehmensabläufen bestehen, die – wenn sie gehoben werden – auch Remote Work in hybriden Modellen mit noch größerer Flächendeckung zulassen. Der Einsatz von digitalen Teams kann maßgeblich zur Verbesserung der virtuellen Zusammenarbeit von digitalen Teams genauso wie von hybrid arbeitenden Teams beitragen.

Weitere Informationen zum Projekt "Digitale Teams" und den mitwirkenden Partnern und assoziierten Partnern erhaltet Ihr hier. 

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5.1. Erfüllung und Durchführung des Vertrages mit unseren Kunden
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5.2. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
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