Wir und digitalisieren? Jetzt mal im Ernst

Von Dirk Apel
Editiert von Catharina Huf und Eveline Malcherek, 18.03.2021


Digitalisierung verändert unsere Märkte und damit auch die Chancen und Risiken, in denen Unternehmen sich bewegen. Wie können wir Schritt halten mit den teilweise rasanten und radikalen Veränderungen, ohne uns im Karussell der neuen Möglichkeiten zu verlieren?
Dirk Apel von Batix gibt uns Ratschläge, wie die Digitalisierung im Unternehmen strukturiert angegangen werden kann.

Ein praxisorientierter Leitfaden für die Realisierung von Digitalisierungsprojekten und den langfristigen Wandel zum digitalen Unternehmen

Die Entwicklungen von Personal Computer, E-Mail, Internet oder auch Smartphone brachten markante Veränderungen im täglichen Umgang mit Technologie mit sich. Ähnlich verhält es sich heute mit der Digitalisierung. Doch im Gegensatz zu den bisher eher schrittweisen, einzelnen Neuerungen sehen wir uns heute einer Explosion von technologischen Möglichkeiten gegenüber. Darin liegen Chancen, aber auch Risiken für Unternehmen. So können heute z.B. Innovationen meist schnell und kosteneffektiv verprobt und rasch wieder verworfen oder weiterentwickelt werden. Vorbei sind die Zeiten jahrelanger Forschungsprojekte! Doch als Folge erhöhen die sich immer schneller schließenden Marktfenster den Druck, den Mitbewerbern zuvor zu kommen.

Ausgangslage für Digitalisierungsprojekte

Die Realität in vielen Unternehmen ist eine Zeitreise in die 1990er-Jahre. Vielerorts ist immer noch Papier das hauptsächliche Transportmedium für Pläne, Aufträge und Berichte. Statt einer systematischen Datenverarbeitung werden Excel-Dateien per Mail versendet. ERP, CRM, PPS, E-Shop und Websites sind Inseln, die im besten Fall über Schnittstellen einander Daten bereitstellen. Von durchgängig vernetzten Prozessen sind viele Unternehmen noch weit entfernt.

Wird einem Unternehmen aus dieser Ausgangslage heraus suggeriert, es müsse in die «totale» digitale Transformation starten, um nicht von Mitbewerbern bereits morgen vom Markt gedrängt zu werden, sind diese schnell überfordert. Die Folge ist oftmals kopfloser Aktionismus (von Null auf Hundert ins disruptive Geschäftsmodell) oder eine Vogel Strauß Strategie. Statt dieser Horrorszenarien bietet sich ein kritischer Blick auf das eigene Unternehmen und den Umgang mit der verfügbaren Technologie an. Weder den Kopf in den Sand stecken noch in Panik ausbrechen sind probate Mittel, um der Digitalisierung zu begegnen. Das Motto heutiger Unternehmen sollte lauten: Wir meinen es Ernst mit Digitalisieren!

Die drei Phasen der Digitalisierung

Eine Unterteilung der Digitalisierung in drei Phasen erleichtert es, die Ausgangslage des eigenen Unternehmens einzuschätzen. Ausgehend von der Position kann ein Unternehmen seine Zielvision definieren und darauf hinarbeiten, oder zunächst die Grundlagen der Digitalisierung schaffen.

PHASE 1: DIGITALE OPTIMIERUNG

Die digitale Optimierung zielt darauf ab, Transparenz im eigenen Unternehmen zu schaffen: es werden Informationen über die einzelnen Arbeitsstellen im Unternehmen und die Interaktion zwischen ihnen bereitgestellt und Messpunkte für eine Datenerhebung geschaffen. Ein Beispiel hierfür ist ein Tablet, welches Produktionsaufträge in der Fertigung an der Maschine bereitstellt und gleichzeitig als Medium für die Betriebsdatenerfassung dient. Dabei werden sowohl die Technik (Maschinen liefern Informationen) als auch die Prozesse (Abläufe über Systeme) betrachtet. Statt einen Fertigungsauftrag isoliert pro System zu betrachten, wird dieser vom Bestellsystem über Produktionsplanung, Ausführung bis hin zur Auslieferung und gegebenenfalls Reklamation begleitet. In jedem dieser Schritte fallen wichtige Informationen an, die nur durch eine systematische Datenverarbeitung nutzbar gemacht werden können.

Ein solches Informationssystem über alle Arbeitsstellen hinweg zu etablieren stellt zunächst eine gewisse Investition dar, da nicht jede dieser Optimierungsmaßnahmen einen unmittelbaren ROI liefert. Dennoch sind sie notwendig, sofern sie wertvolle Informationen über das eigene Unternehmen und seine Abläufe geben.

PHASE 2: DIGITALE TRANSFORMATION

Nachdem in der Phase der digitalen Optimierung Transparenz im Unternehmen hergestellt wurde, sollte sich ein Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation folgende Fragen stellen:

  • Was passiert?
  • Warum passiert es?
  • Und daraus abgeleitet: Was wird passieren?

Die erhobenen Datenströme werden konsequent analysiert und auf wiederkehrende Muster geprüft. Im Beispiel von oben bedeutet das: durch die Bereitstellung von Tablets und geeigneter Software werden Maschinenstillstände und Probleme dokumentiert. Darüber hinaus werden Informationen über den Grund eines Stillstands direkt (Mitarbeiter*In erkennt Grund und erfasst diesen) und indirekt (bei einem bestimmten Produkt kommen gehäuft Stillstände an der Sortiermaschine vor) gesammelt.

Auf Basis dieser Informationen werden nun Handlungsoptionen geschaffen, um nicht nur reaktiv auf Einzelprobleme zu reagieren. Die Einführung eines digitalen Wissensmanagement könnte eine solche Option sein; bei einem Auftrag werden z.B. bekannte Probleme direkt mitgesendet und der Mitarbeitende erhält passende Handlungsanweisungen. Diese können darauf abzielen, das Problem von vorneherein zu verhindern oder die notwendige Basis schaffen, dass es selbständig gelöst werden kann.

Dabei ist es wichtig, dass die Umwälzung des Unternehmens von innen heraus geschieht. Das Delegieren der Digitalisierung an einen externen Dienstleister wird nicht zum gewünschten Erfolg führen. Bei externer Zuhilfenahme müssen die Mitarbeitenden des Unternehmens aktiv in Analyse und Veränderung eingebunden werden. Eine solche interne Verankerung gepaart mit hoher Transparenz gegenüber der gesamten Belegschaft sind essenziell für die erfolgreiche Akzeptanz jeder digitalen Transformation.

PHASE 3: DIGITALE DISRUPTION

Optimierung (Phase 1) und Transformation (Phase 2) des eigenen Unternehmens münden in einem letzten Schritt in die Möglichkeit grundlegender Innovationen und neuer Geschäftsmodelle. Üblicherweise fasst man darunter neuartige Einnahmequellen zusammen, wie zum Beispiel Serviceleistungen zu Produkten.

Doch die Disruption geht weit darüber hinaus, wie sich an folgendem Beispiel verdeutlichen lässt: ein Fertigungsbetrieb optimiert mithilfe Künstlicher Intelligenz systembedingte Stillstandzeiten. Vorschläge für die so geschaffenen Freiräume: Ausbildung vorantreiben, Kind aus der Kita holen und ähnliches, nicht jedoch die Bearbeitung von noch mehr Aufträgen. Die Folgen sind eine höhere Motivation der Mitarbeitenden und dadurch gesteigerte Effektivität (weit über das Bearbeiten von Aufträgen in der freien Zeit hinaus), eine stärkere Verbundenheit mit dem Unternehmen und nicht zuletzt eine höhere Arbeitgeberattraktivität, um weitere qualifizierte Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt für sich zu gewinnen. Die Nutzung innovativer digitaler Technologien wirkte sich hier auf Bereiche fernab des technischen Einsatzes aus.

Minimierung Ihres Risikos auf dem Weg in die Digitalisierung

Die Angst vor Fehlentscheidungen und gescheiterter Transformation hält viele Unternehmen heute davon ab, die Digitalisierung wirklich anzugehen. Die agile Herangehensweise eines «MVP» (Minimum Viable Product) kann helfen, dieses Risiko zu minimieren. Dahinter verbirgt sich die Idee, ein Produkt schrittweise aufzubauen, wobei jeder Schritt ein umsetzbares und rentables, theoretisch verkaufbares (Teil-)Produkt zum Ziel hat. Im Gegensatz zu einem Mammut-Vorhaben mit großem Umfang, dessen Nutzen und Nutzbarkeit erst nach Ablauf des Gesamtvorhabens sichtbar wird, kann bei schrittweiser (iterativer) Vorgehensweise in festen Intervallen der aktuelle Stand hinterfragt und der tatsächliche Nutzen einer Weiterentwicklung festgestellt werden.

Konkret definiert man Ziel, zeitlichen Rahmen, Investitionsvolumen und ein Team. In regelmäßigen Abständen, üblicherweise zwei Wochen, wird entschieden ob die ursprüngliche Produktvision weiterverfolgt wird, oder der aktuelle Stand des Produkts bereits ausreicht. Mögliche Fehlschläge werden frühzeitig erkannt, eine Produktvision kann verworfen und dafür eine andere, vielversprechende Idee verfolgt werden ohne unnötig Zeit und Energie zu vergeuden (Fail-Fast-Ansatz / Ansatz des «schnellen Scheiterns»). Bei Weiterverfolgung eines Produkts werden die Ziele für den nächsten 2-Wochen-Rhythmus festgelegt. Dieses Vorgehen lässt sich bei IT-Produkten, physischen Produkten oder allgemein Einführungen digitaler Neuerungen im Unternehmen anwenden.*

 

Fazit

Nicht jede Digitalisierung muss mit einem neuen Geschäftsmodell einhergehen. Digitalisierung ist auch im kleineren Maß eine Chance für Unternehmen: die aktive Auseinandersetzung mit dem eigenen Digitalisierungs-Status Quo und die Ableitung geeigneter Maßnahmen sind grundlegende Schritte, die ein Unternehmen fit für die Zukunft machen.**

Dirk Apel unterstützt Unternehmen in Deutschland und der Schweiz dabei, die Grundlagen der digitalen Transformation anzugehen und schrittweise den Digitalisierungsgipfel zu erreichen. Seine Empfehlung: Den Berg nicht auf einmal erklimmen, sondern von Basislager zu Basislager gehen, Stillstand vermeiden und mutig sein.

*Mehr dazu in unseren Blogbeiträgen zu agilem Arbeiten und Scrum
**Nutzt dazu gerne das Angebot des DIGIHUB Südbaden und macht einen ersten Digitalisierungscheck mit uns!

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5.1. Erfüllung und Durchführung des Vertrages mit unseren Kunden
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5.2. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung
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7.4. Recht auf Einschränkung, Art. 18 DSVGO
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7.6. Widerrufsrecht, Art. 7 Abs. 3 DSVGO
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7.7. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSVGO
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen (beispielsweise einen neuen Energieversorger) zu verlangen.

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